Het wordt steeds populairder; verkoopfacturen versturen via een digitale oplossing, zoals een online boekhoudprogramma. Toch zijn nog niet alle bedrijven zo ver.. Wat zijn de beweegredenen hiervoor? Het lijkt er namelijk op dat papierloos factureren veel voordelen heeft. We benoemen in dit artikel een aantal voordelen.
Tijd is geld!
Factureren zonder papier kost een stuk minder tijd. Dit geld zowel voor de crediteur, als voor de debiteur. Er hoeft geen factuur gemaakt te worden en hij hoeft niet afgedrukt en verpakt te worden. Daarnaast bespaar je ook nog eens direct geld. De factuur hoeft namelijk ook niet gefrankeerd en ter bezorging aangeboden te worden.
Ook niet iedereen die digitaal een factuur verstuurd doet dit op de meest efficiënte manier. Zo is het mogelijk een factuur op je computer op te slaan, en deze als bijlage bij een mail te versturen. Dit gaat sneller dan factureren per post, maar is nog steeds niet de meest efficiënte manier.
Zo zijn er diverse boekhoudprogramma’s die het online factureren nog makkelijker en efficiënter hebben gemaakt. Jij stuurt direct vanuit je boekhouding een de factuur, zonder dat je daarbij je mail hoeft aan te raken. Ook worden bepaalde velden automatisch voor je ingevuld, denk dan aan factuurdatum, factuurnummer en factuuradres (door koppeling met KvK).
Ook de crediteur geniet veel voordeel van een digitaal ontvangen factuur. Een beetje online boekhoudsoftware maakt namelijk gebruik van een zogenaamd UBL-bestand. Dit is een digitale versie van een factuur die kan worden ingelezen door deze online boekhoudprogramma’s, waardoor deze vliegensvlug kan worden verwerkt in de administratie. Hij kan zelfs automatisch verwerkt worden. De ondernemer bespaart hiermee dus ontzettend veel tijd en dus geld.
We laten jullie ook kennismaken met een nieuwe manier van factureren in deze branche, namelijk facturatie via het zogenaamde PEPPOL-netwerk. Facturen worden verstuurd via een speciaal beveiligd netwerk. Ze worden niet verstuurd naar een mailbox, maar direct naar de online boekhouding van de ontvangende partij. Eenmaal aangekomen vindt verwerking dan ook direct plaats. Op dit netwerk zijn geverifieerde bedrijven en nationale en internationale overheden aangesloten.
Draag je steentje bij aan het milieu
Je ontkomt er in deze tijd niet meer aan; Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Om deze reden is het wonderbaarlijk dat er nog ondernemers zijn die nog per post factureren, het is uiteraard vele malen beter voor het milieu. Het zorgt voor minder dan 65% CO2 uitstoot. Online facturatie zorgt niet alleen voor efficiëntie, maar ook voor een mindere impact op het milieu.
Doe je zaken met de overheid? Dan ontkom je niet aan online facturatie.
Als jij een factuur wilt sturen naar een overheidsinstantie, dan kan dat alleen via een online factureringssysteem. Het is hierbij van belang dat je de factuur stuurt via een methode die voldoet aan de Europese wetgeving (EU-richtlijn 2014/55/EU). De hierboven beschreven PEPPOL-methode voldoet aan deze wetgeving.
Better safe than sorry.
Vaak wordt er gedacht dat online facturatie minder veilig is dan factureren per post. Dit is echter onjuist. De diverse online boekhoudprogramma’s die er zijn hebben veel geïnvesteerd op het gebied van veiligheid. Data wordt versleuteld verstuurd en opgeslagen. Ook worden er back-ups gemaakt, wat het risico op gegevensverlies minimaal maakt. Ondernemers die hun administratie op papier bewaren lopen vele malen meer risico. Denk dan aan risico’s op brand en diefstal.
Flexibel
Online boekhoudprogramma’s zijn doorgaans te besturen vanaf smartphones, tablets en computers. Jij kunt daardoor altijd facturen, offertes en cijfers inzien. Je bent daardoor een stuk mobieler en flexibeler, in vergelijking met een ondernemer die zijn administratie in ordners bewaart.
Online boekhouding
Zoals je ziet heeft een online boekhouding veel voordelen ten opzichte van een boekhouding op papier. Waarom jij nog niet gekozen hebt voor online factureren? Dat vragen wij ons ook af! Ben jij benieuwd hoe je jouw administratie zo efficiënt mogelijk kan inrichten? Wij adviseren je graag. Neem vrijblijvend contact op met Michiel, via michiel@jouwresultaat.nl. Hij helpt je graag verder!
Get Social